Der Entgeltbericht ist die gesetzlich vorgeschriebene Bilanz über die Fairness der Gehaltsstruktur — so wie der Jahresabschluss die finanzielle Lage offenlegt, legt er offen, wie weit Frauen- und Männergehalt auseinanderdriften.
Warum jetzt? Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie muss bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt sein. Ab dem Berichtsjahr 2026 (erste Abgabe 2027) sind Unternehmen ab 250 Beschäftigten jährlich berichtspflichtig; Verstöße können mit bis zu 5 Prozent des Jahresumsatzes sanktioniert werden.
Was diese Seite bringt: Meldeschwellen, Pflichtinhalte, Einreichungsformate, Behandlung des 5-Prozent-Schwellenwerts und praktische Vorbereitung. Lesezeit: ca. 8 Minuten.
- Sie arbeiten in HR, Compliance, Recht oder Geschäftsführung
- Ihr Unternehmen hat 100 oder mehr Beschäftigte in der EU
- Sie sind verantwortlich für Vergütung, Berichtswesen oder Gleichstellung
- Sie müssen bis Anfang 2027 den ersten Entgeltbericht für das Geschäftsjahr 2026 vorlegen
Mit dem Inkrafttreten der EU-Entgelttransparenzrichtlinie am 7. Juni 2026 wird der Entgeltbericht zum festen Bestandteil des betrieblichen Berichtsjahres. Der bislang in Deutschland nur für Unternehmen ab 500 Beschäftigten nach § 21 EntgTranspG geltende Bericht wird ersetzt durch ein europaweit einheitliches Format mit schwärferer Schwelle, mehr Pflichtkennzahlen und zwingender Veröffentlichung.
Rechtsgrundlage: Richtlinie (EU) 2023/970, Artikel 9 und 10
Umsetzungsfrist Mitgliedstaaten: 7. Juni 2026
Erstmalige Berichtspflicht: Berichtsjahr 2026, Abgabe 2027
Schwelle jährliche Abgabe: ab 250 Beschäftigten
Schwelle dreijährliche Abgabe: ab 100 Beschäftigten (für 100–149 MA erst ab 2031)
Auslöser Entgeltbewertung: unerklärter Gender-Pay-Gap von mehr als 5 Prozent
Sanktionsrahmen (erwartet, DE): bis zu 5 Prozent des Jahresbruttoumsatzes
Meldeschwellen und Fristen nach Unternehmensgröße
Die Richtlinie staffelt die Berichtspflicht nach Mitarbeiterzahl. Unternehmen ab 250 Beschäftigten berichten jährlich, erstmals für das Geschäftsjahr 2026 mit Abgabe im Laufe 2027. Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten berichten alle drei Jahre, erstmals ebenfalls für 2026. Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten sind erst ab dem Berichtsjahr 2031 verpflichtet. Unterhalb von 100 Beschäftigten greift die Pflicht aktuell nicht — nationale Gesetzgeber dürfen die Schwelle aber absenken.
Maßgeblich ist der durchschnittliche Beschäftigungsstand im Berichtsjahr, gemessen in Kopfzahlen. Leiharbeit und geringfügig Beschäftigte zählen mit, Ausßendienst und Auslandsgesellschaften werden pro Rechtsträger separat bewertet. Wer knapp über einer Schwelle liegt, kann nicht auf einen Ausnahmepuffer vertrauen — die Pflicht entsteht, sobald der Stichtagswert überschritten ist.
Pflichtinhalte eines Entgeltberichts
Artikel 9 der Richtlinie definiert abschließend, welche Kennzahlen ein Entgeltbericht enthalten muss. Der unbereinigte Entgeltunterschied im Median und im Durchschnitt wird für das gesamte Unternehmen ausgewiesen. Dasselbe gilt für den Entgeltunterschied bei variablen Vergütungsbestandteilen wie Boni, Provisionen, Einmalzahlungen und geldwerten Sachleistungen. Anschließend folgt die Verteilung der Beschäftigten auf die vier Entgeltquartile, getrennt nach Geschlecht.
Zusätzlich verlangt die Richtlinie den Entgeltunterschied getrennt nach Kategorien von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Diese Zerlegung ist der anspruchsvollste Teil: Sie erfordert eine Jobarchitektur, die Positionen nach geschlechtsneutralen Kriterien wie Kompetenz, Verantwortung und Arbeitsbedingungen gruppiert. Ohne diese Vorarbeit kann kein Bericht regelkonform erstellt werden.
Die 5-Prozent-Schwelle und ihre Folgen
Überschreitet der Entgeltunterschied in einer Kategorie gleichwertiger Arbeit 5 Prozent und lässt er sich nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien rechtfertigen, greift Artikel 10 der Richtlinie: Der Arbeitgeber muss binnen sechs Monaten gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine Entgeltbewertung (Joint Pay Assessment) durchführen. Ziel ist, die Ursachen zu identifizieren und Maßnahmen zur Beseitigung zu vereinbaren.
Die Bewertung untersucht, ob Bewertungssysteme, Einstufungskriterien oder Gehaltsrunden systematisch benachteiligen. Die Ergebnisse — einschließlich der vereinbarten Maßnahmen — fließen in den folgenden Bericht ein. Unternehmen, die die Bewertung verweigern oder ohne Ergebnis abbrechen, laufen Gefahr, dass Gerichte die Beweislastumkehr zu Lasten des Arbeitgebers auslegen: Er muss dann aktiv nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.
Wie man sich realistisch vorbereitet
Die Vorbereitung zerfällt in drei aufeinander aufbauende Arbeitspakete. Erstens muss die Datenbasis konsolidiert werden: Grundgehalt, Boni, Provisionen, Sachbezüge, Stundenkonto und geschlechtsdiverse Attribute müssen aus HR- und Payroll-Systemen wie SAP SuccessFactors, Workday, Personio oder DATEV in einer einheitlichen Struktur verfügbar sein. Typische Problembereiche: uneinheitliche Jobtitel zwischen Gesellschaften, fehlende Historisierung von Boni, inkonsistent gepflegte Funktionsbezeichnungen.
Zweitens wird die Jobarchitektur aufgebaut. Sie definiert, welche Positionen als gleichwertig gelten. Die Richtlinie erlaubt verschiedene Methoden, verlangt aber geschlechtsneutrale, nachprüfbare Kriterien. Bewährt haben sich analytische Verfahren wie Hay, Mercer IPE oder das europäische EVA-Modell. Drittens werden die Berichtskennzahlen in einem Probelauf für das Vorjahr berechnet, um Datenqualität, Definitionen und die Größenordnung der erwarteten Gaps früh zu kennen.
Bis 30.06.2026: Datenkonsolidierung aus HR- und Payroll-Systemen abgeschlossen
Bis 30.09.2026: Jobarchitektur und Vergleichsgruppen nach geschlechtsneutralen Kriterien stehen
Bis 31.12.2026: Probelauf mit 2025er Daten, Interpretation, Befunde
Q1/Q2 2027: Offizieller Bericht für das Geschäftsjahr 2026, interne Freigabe, Abgabe bei der Behörde
Laufend: Nachbereitung, Entgeltbewertung bei Gap > 5 Prozent, Monitoring für 2027er Bericht
Häufig gestellte Fragen
Ab welcher Unternehmensgröße gilt die Entgeltberichtspflicht?
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 staffelt die Berichtspflicht nach Unternehmensgröße: Unternehmen ab 250 Beschäftigten müssen jährlich berichten, erstmals für das Geschäftsjahr 2026 mit Abgabe 2027. Unternehmen zwischen 150 und 249 Beschäftigten berichten alle drei Jahre. Unternehmen zwischen 100 und 149 Beschäftigten berichten ab dem Jahr 2031 ebenfalls alle drei Jahre. Arbeitgeber unter 100 Beschäftigten sind aktuell nicht berichtspflichtig, können aber durch nationales Recht einbezogen werden.
Welche Inhalte muss ein Entgeltbericht aufweisen?
Pflichtinhalte sind der unbereinigte und bereinigte geschlechterbezogene Entgeltunterschied im Median und Durchschnitt, der Anteil weiblicher und männlicher Beschäftigter in den vier Entgeltquartilen sowie der Gap bei variablen Vergütungsbestandteilen wie Boni, Provisionen und Sachbezügen. Zusätzlich wird der Entgeltunterschied getrennt nach Kategorien von Arbeitnehmern ausgewiesen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.
Wer bekommt den Entgeltbericht zu sehen?
Der Bericht wird an die nationale Überwachungsstelle übermittelt und dort öffentlich zugänglich gemacht. Zusätzlich stellen Arbeitgeber die Ergebnisse allen Beschäftigten, ihren Vertretern und auf Anfrage der Gleichstellungsstelle zur Verfügung. Die Medianwerte und Quartile werden veröffentlicht; die Aufschlüsselung nach Arbeitnehmerkategorien ist nur intern verpflichtend vorzulegen.
Was passiert bei einem Entgeltgefälle von mehr als fünf Prozent?
Liegt der unbereinigte Entgeltunterschied in einer Arbeitnehmerkategorie bei über fünf Prozent und lässt er sich nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien rechtfertigen, muss der Arbeitgeber innerhalb von sechs Monaten gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine Entgeltbewertung (Joint Pay Assessment) durchführen und die Ursachen analysieren. Die Ergebnisse fließen in den nächsten Bericht ein.
Welche Sanktionen drohen bei fehlerhaftem oder ausbleibendem Bericht?
Die nationalen Umsetzungen sehen Bußgelder vor, die nach Richtlinienvorgabe wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein müssen. In Deutschland werden Bußgelder in Größenordnungen von bis zu fünf Prozent des Jahresbruttoumsatzes erwartet. Hinzu kommen Schadensersatzansprüche einzelner Beschäftigter und die gesetzliche Beweislastumkehr: Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.
Wie bereitet man den ersten Entgeltbericht effizient vor?
Drei Schritte sind entscheidend: Erstens die Datenlage konsolidieren — Gehaltsdaten, Boni, Sachbezüge und Stellendaten müssen aus HR- und Payroll-Systemen in einem konsistenten Format vorliegen. Zweitens eine Jobarchitektur mit Kategorien gleichwertiger Arbeit aufbauen. Drittens Probeläufe mit Vorjahresdaten fahren, um Datenqualität, Definitionen und mutmaßliche Gap-Größen früh zu prüfen. Wer im Juni 2026 startet, hat bis zur ersten Abgabe 2027 realistisch rund zwölf Monate — das ist bei sauberer Datenbasis machbar, bei mangelhafter Datenbasis knapp.