Der erste Entgeltbericht ist wie der erste Jahresabschluss nach einer Systemumstellung — die Zahlen stehen am Ende, aber die eigentliche Arbeit liegt in den Monaten davor: saubere Datenbasis, passende Kontenstruktur, Probelauf und Abstimmung.
Warum jetzt? Die Umsetzungsfrist für die EU-Richtlinie endet am 7. Juni 2026. Für den ersten Bericht für das Geschäftsjahr 2026 (Abgabe 2027) bleiben realistisch zwölf Monate. Bei 80 bis 110 Personentagen internem Aufwand plus externer Beratung ist das machbar, aber nicht beliebig verschiebbar.
Was diese Seite bringt: Fünf Phasen mit Personentagen, Kosten, Zeitfenstern und typischen Stolperfallen. Lesezeit: ca. 7 Minuten.
- Sie sind Projektleiter Entgeltbericht, HR-Business-Partner oder Compliance-Lead
- Ihr Unternehmen hat 100 bis 1.500 Beschäftigte und bereitet den ersten Bericht vor
- Sie brauchen realistische Aufwandsschätzungen für die interne Kapazitätsplanung
- Sie wollen wissen, was wann im Projektplan stehen muss
Interner Aufwand: 70 bis 110 Personentage HR
IT-Aufwand: 20 bis 30 Personentage
Externe Beratung Jobarchitektur: 35.000 bis 80.000 Euro
Externe Beratung Entgeltanalyse-Tool: 15.000 bis 40.000 Euro Einführung
Laufzeit: 10 bis 14 Monate bis zur ersten Abgabe
Datenbasis konsolidieren
Die erste Phase entscheidet über den gesamten Projekterfolg. Ziel ist ein geschlossener, konsistenter Datenbestand pro Rechtsträger.
- Alle Vergütungsbestandteile aus HR- und Payroll-Systemen (SAP SuccessFactors, Workday, Personio, DATEV) ziehen
- Historisierung von Boni und Provisionen der letzten drei Jahre prüfen
- Funktionsbezeichnungen über alle Gesellschaften hinweg harmonisieren
- Lücken in Geschlechts-, Qualifikations- und Vollzeitäquivalent-Feldern schließen
- Datenlieferung als monatlicher Prozess dokumentieren (für Folgeberichte)
Jobarchitektur und Vergleichsgruppen aufbauen
Die Richtlinie verlangt den Vergleich innerhalb von Kategorien gleicher oder gleichwertiger Arbeit. Diese Kategorien müssen über ein analytisches Verfahren gebildet werden.
- Methodik wählen: Hay, Mercer IPE, Korn Ferry Hay Grade oder eigenes analytisches Schema
- Bewertungskriterien definieren: Kompetenz, Verantwortung, Anstrengung, Arbeitsbedingungen
- Stellen bewerten und in Vergleichsgruppen (Grades) clustern
- Ergebnisse mit Fachbereichen und Betriebsrat gegenprüfen
- Dokumentation der geschlechtsneutralen Kriterien für die spätere Prüfung durch die Behörde
Probelauf mit Vorjahresdaten
Bevor der offizielle Bericht steht, wird mit den Daten des Vorjahres ein kompletter Durchlauf gefahren. Ziel: Überraschungen vermeiden.
- Alle vier Pflichtkennzahlen berechnen: Median-Gap, Durchschnitts-Gap, Quartilsverteilung, Gap nach Vergleichsgruppe
- Variable-Vergütung-Gap separat ausweisen
- Auffällige Gaps (über 5 Prozent in einer Gruppe) identifizieren und Ursachen analysieren
- Interpretation mit Fachbereichen und Betriebsrat besprechen
- Erwartete Fragen von Behörde und Beschäftigten antizipieren
Freigabe, Kommunikation und Review
Der Bericht durchläuft vor Abgabe mehrere Review-Stufen. Kommunikation an Belegschaft wird parallel vorbereitet.
- Fachliche Review durch HR-Leitung und Vergütungsmanagement
- Rechtliche Review durch interne oder externe Juristen
- Betriebsrat- und Gleichstellungsbeauftragten-Freigabe
- Kommunikationspaket für Belegschaft vorbereiten (FAQ, Erklärvideo, Townhall)
- Medien- und Öffentlichkeitsarbeit abstimmen (nur relevant bei veröffentlichungspflichtigen Teilen)
Behördenabgabe und Folgeprozess
Der formale Abgabeprozess ist schlank, wenn die Vorarbeit sauber war. Anschließend beginnt die Arbeit an den Folgemaßnahmen.
- Bericht im vorgeschriebenen Format an die nationale Überwachungsstelle übermitteln
- Veröffentlichungspflichtige Teile auf Unternehmenswebsite oder Berichtsplattform einstellen
- Joint Pay Assessment anstoßen, wenn in einer Vergleichsgruppe unerklärter Gap über 5 Prozent liegt
- Lessons-Learned-Workshop für den Folgebericht
- Prozess- und System-Roadmap für das kontinuierliche Monitoring verabschieden
April bis Juni 2026: Phase 1 — Datenbasis konsolidieren
Juni bis September 2026: Phase 2 — Jobarchitektur und Vergleichsgruppen
Oktober bis November 2026: Phase 3 — Probelauf mit 2025er Daten
Dezember 2026 bis Februar 2027: Phase 4 — Freigabe und Kommunikationspaket
März bis Mai 2027: Phase 5 — Abgabe Bericht 2026, Start Joint Pay Assessments
Häufig gestellte Fragen
Wie viele interne Personentage sollte man für den ersten Entgeltbericht einplanen?
Für einen Mittelständler mit 250 bis 500 Beschäftigten sind realistisch 70 bis 110 Personentage HR plus 20 bis 30 Personentage IT einzuplanen. Der größte Block ist die Datenkonsolidierung (30 bis 50 PT), gefolgt von Jobarchitektur (20 bis 35 PT) und Probelauf/Kommunikation (20 bis 25 PT). Konzerne mit mehreren Rechtsträgern müssen diese Werte je Gesellschaft ansetzen.
Brauche ich eine externe Beratung für die Jobarchitektur?
In der Regel ja, wenn noch keine analytische Stellenbewertung existiert. Dienstleister arbeiten mit Standardmethoden wie Hay, Mercer IPE oder Korn Ferry Hay Grade und bringen Branchenbenchmarks mit. Typische Projektkosten liegen bei 35.000 bis 80.000 Euro für einen Mittelständler, abhängig von Mitarbeiterzahl, Anzahl der Funktionsfamilien und Detailtiefe.
Welche Daten müssen für jeden Beschäftigten vorliegen?
Pflichtfelder sind: Grundgehalt (Jahresbruttowert), variable Vergütung (Boni, Provisionen, Einmalzahlungen), Sachbezüge und geldwerte Vorteile, Arbeitszeit (Voll-/Teilzeit, Stundenanteil), Funktion/Position mit Zuordnung zur Vergleichsgruppe, Eintrittsdatum, Geschlecht, Qualifikationsstufe und gegebenenfalls Tarifbindung. Unvollständige Datensätze müssen vor dem Bericht bereinigt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Entgeltbericht und Joint Pay Assessment?
Der Entgeltbericht ist die jährliche oder dreijährliche Regelberichterstattung. Das Joint Pay Assessment (gemeinsame Entgeltbewertung) ist die anlassbezogene Folgemaßnahme, die nur dann ausgelöst wird, wenn der Bericht in einer Vergleichsgruppe einen unerklärten Gap von mehr als 5 Prozent zeigt. Es wird zwingend gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung durchgeführt und binnen sechs Monaten abgeschlossen.
Wann sollte die Kommunikation an Belegschaft und Betriebsrat erfolgen?
Spätestens zwei bis drei Monate vor Berichtsabgabe. Betriebsrat und Gleichstellungsbeauftragte sollten bereits bei der Jobarchitektur eingebunden werden, weil ihre Zustimmung die Akzeptanz der späteren Ergebnisse trägt. Die Belegschaft wird in der Regel zeitgleich mit der Berichtsabgabe informiert, mit klaren Aussagen zu Ergebnissen, Ursacheneinschätzungen und geplanten Maßnahmen.