Ein Pay-Equity-Tool ist die Datenfabrik hinter dem Entgeltbericht — es zieht Gehalt, Bonus, Stellendaten aus HR und Payroll, ordnet sie in Vergleichsgruppen und rechnet Gap, Quartile und statistische Signifikanz aus.
Warum jetzt? Ab Juni 2026 gilt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie. Wer im ersten Berichtsjahr mit Excel arbeitet, riskiert in der dritten Auswertungsrunde Fehler — und bei 200 Mio. € Jahresumsatz kann ein fehlerhafter Bericht bis zu 10 Mio. € Bußgeld auslösen.
Was diese Seite bringt: Feature-Matrix für acht Anbieter, Entscheidungshilfe nach Unternehmensgröße, typische Jahres- und Einmalkosten. Lesezeit: ca. 9 Minuten.
- Sie suchen als HR-Leitung, Compliance oder IT-Einkauf eine Software für Entgeltberichte
- Ihr Unternehmen hat 150 bis 5.000 Beschäftigte und ist in Deutschland oder der EU ansässig
- Sie müssen bis Anfang 2027 entscheiden, ob Excel, HR-Suite oder Spezialtool
- Sie wollen die Total Cost of Ownership und typische Implementierungszeiten kennen
Was eine Entgeltbericht-Software können muss
Die Mindestanforderung an ein Pay-Equity-Tool folgt aus Artikel 9 und 10 der Richtlinie (EU) 2023/970: Das System muss den unbereinigten und bereinigten Gender-Pay-Gap nach Median und Durchschnitt berechnen, Quartile korrekt bilden, die Aufschlüsselung nach Vergleichsgruppen (Kategorien gleicher oder gleichwertiger Arbeit) liefern und variable Vergütungsbestandteile gesondert ausweisen. Darüber hinaus sollte es den 5-Prozent-Schwellenwert automatisch markieren und den Übergang in ein Joint Pay Assessment dokumentieren.
Aus IT-Sicht kommen hinzu: ein sauberer Import aus Payroll-Systemen wie DATEV Lohn & Gehalt, SAP HCM, Personio oder SD Worx, eine Rollen-Architektur mit Mandantentrennung, Hosting in der EU (idealerweise Deutschland), Single-Sign-On gegen Active Directory oder Entra ID sowie ein Audit-Log für DSGVO und Betriebsrat. Fehlt eines dieser Merkmale, steigt der Aufwand für manuelle Nacharbeit — und damit das Fehlerrisiko im fertigen Bericht.
Feature-Matrix: Acht Anbieter im Vergleich
Die Matrix bewertet acht am deutschen Markt aktive Anbieter entlang der zentralen Pflichtfunktionen. „Ja" bedeutet nativ im Standard enthalten, „Add-on" eine kostenpflichtige Ergänzung, „Nein" heißt entweder nicht verfügbar oder nur über manuellen Export aus anderen Systemen.
| Anbieter | Gap & Quartile | Vergleichsgruppen | Joint Pay Assessment | Variable Vergütung | DE-Hosting | SSO/Entra ID |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Trusaic PayParity | Ja | Ja | Ja | Ja | EU (NL) | Ja |
| beqom Pay Equity | Ja | Ja | Ja | Ja | EU (CH/DE) | Ja |
| SAP SuccessFactors Compensation | Ja | Add-on | Add-on | Ja | Ja | Ja |
| Haufe Umantis Talent Mgmt | Add-on | Add-on | Nein | Add-on | Ja | Ja |
| Kenjo HR Suite | Ja | Add-on | Nein | Add-on | Ja | Ja |
| Personio | Add-on | Nein | Nein | Add-on | Ja | Ja |
| Factorial HR | Add-on | Nein | Nein | Nein | EU (ES) | Ja |
| HeyData Pay Equity | Ja | Ja | Add-on | Ja | Ja | Ja |
Entscheidungshilfe nach Unternehmensgröße
Die Auswahl hängt stark an drei Faktoren: Anzahl Beschäftigte, bestehende HR-System-Landschaft und Komplexität der Jobarchitektur. Ein Unternehmen mit 180 Mitarbeitern und einer flachen Organisationsstruktur hat andere Anforderungen als ein Konzern mit 3.500 Beschäftigten in sieben Ländern.
Unternehmen mit 100 bis 249 Beschäftigten
Für diese Größenordnung greift die dreijährliche Berichtspflicht. Eine dedizierte Pay-Equity-Software lohnt sich oft noch nicht. Pragmatisch: Personio oder Factorial als HR-Suite plus einen externen Dienstleister für die Gap-Analyse, oder Kenjo mit Pay-Gap-Add-on. Typisches Budget: 8.000 bis 22.000 € pro Jahr zusätzlich zur HR-Suite.
Unternehmen mit 250 bis 999 Beschäftigten
Jährliche Berichtspflicht, meist mehrere Gesellschaften oder Standorte. HeyData Pay Equity ist hier die häufigste Wahl am deutschen Mittelstand, weil Vergleichsgruppen und variable Vergütung im Standard enthalten sind. Alternative: beqom Pay Equity, wenn bereits beqom Compensation Management im Einsatz ist. Typisches Jahresbudget: 25.000 bis 75.000 €.
Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten
Ab dieser Größe dominieren zwei Lager: Wer SAP SuccessFactors schon nutzt, ergänzt die Compensation-Suite um die Pay-Equity-Module. Wer eine Best-of-Breed-Architektur fährt, setzt auf Trusaic PayParity oder beqom. Beide liefern audit-feste Reports und unterstützen Joint Pay Assessments aktiv. Budget: 80.000 bis 220.000 € jährlich, plus Einführungsprojekt von 6 bis 14 Wochen.
Die Anbieter im Kurzporträt
Trusaic PayParity
US-amerikanischer Anbieter mit starkem Fokus auf regulatorische Reports. Die PayParity-Lösung unterstützt neben der EU-Richtlinie auch die US-Pendants (EEO-1, California SB 1162). Für deutsche Unternehmen relevant: EU-Datenhosting in Amsterdam, deutschsprachige UI verfügbar, native Anbindung an Workday und SAP SuccessFactors. Der Implementierungspartner in DACH ist Mercer.
beqom Pay Equity
Schweizer Anbieter, spezialisiert auf Compensation und Total Rewards. Pay Equity ist ein Zusatzmodul im beqom-Stack. Vorteil: Wer beqom bereits für Bonusverteilung nutzt, bekommt die Pay-Equity-Rechnung ohne Datenumzug. Nachteil: Für Unternehmen, die kein beqom einsetzen, ist der Aufwand hoch — die Plattform ist umfangreich und eher für große Organisationen konzipiert.
SAP SuccessFactors Compensation
Die Standard-Suite für SAP-Kunden. Pay-Equity-Analysen sind möglich, erfordern aber das separat lizenzierte Modul „Compensation Analytics" sowie eine sauber gepflegte Job-Architektur im SuccessFactors-Employee-Central. Wer den Konzern bereits auf SuccessFactors laufen hat, gewinnt mit dem Add-on eine konsistente Datenbasis; wer das System nicht hat, lizenziert mit mindestens 250.000 € Einführungskosten.
Haufe Umantis Talent Management
Deutscher Anbieter aus Freiburg, stark im öffentlichen Sektor und im Mittelstand. Pay-Equity ist nicht Kernprodukt; für den Entgeltbericht wird üblicherweise das Modul „Analytics" plus manueller Export in Excel kombiniert. Geeignet für Unternehmen, die Umantis schon als Talent-Management-System einsetzen und den Bericht nur gelegentlich benötigen.
Kenjo HR Suite
Berliner Anbieter, fokussiert auf Mittelstand mit 100 bis 500 Beschäftigten. Pay-Gap-Dashboard seit 2024 im Standard, Vergleichsgruppen als Add-on ab 2025. Kenjo punktet mit niedrigen Lizenzpreisen und Onboarding in zwei bis drei Wochen. Schwäche: Joint Pay Assessment ist nicht integriert — der Prozess muss außerhalb des Tools organisiert werden.
Personio
Marktführer im deutschsprachigen Mittelstand. Pay Gap als Reporting-Add-on seit 2024 verfügbar. Vergleichsgruppen nur über Custom Fields und manuelle Definition. Für Unternehmen unter 250 Beschäftigten mit einfacher Stellenstruktur ausreichend; darüber wird der Workaround-Aufwand größer als der Nutzen.
Factorial HR
Spanischer Anbieter, stark wachsend im deutschen Markt. HR-Suite mit Pay-Gap-Baustein. Für kleine Mittelständler, die eine günstige All-in-one-Lösung suchen, eine Option; für einen belastbaren Entgeltbericht mit Vergleichsgruppen jedoch nicht ausreichend ohne zusätzliches Tool.
HeyData Pay Equity
Berliner Anbieter, 2023 gestartet, komplett auf die EU-Richtlinie zugeschnitten. Native Anbindung an Personio, DATEV, SAP HCM, SD Worx. Vergleichsgruppen und variable Vergütung im Standard, Joint Pay Assessment als optionales Modul. Häufige Wahl im deutschen Mittelstand zwischen 250 und 1.500 Beschäftigten.
Kosten und Total Cost of Ownership
Die Jahreslizenzgebühren lagen Ende 2025 in folgenden Größenordnungen, jeweils abhängig von Beschäftigtenzahl und Modulwahl: Personio-Add-on 4.800 bis 22.000 €, Kenjo inklusive Pay-Gap 12.000 bis 45.000 €, HeyData 18.000 bis 95.000 €, SAP SuccessFactors Compensation Analytics 60.000 bis 180.000 €, beqom 70.000 bis 220.000 €, Trusaic PayParity 80.000 bis 260.000 €. Hinzu kommen Einführungskosten — bei Mittelstandslösungen typischerweise 20 bis 40 Prozent der Jahreslizenz, bei Konzernlösungen 50 bis 120 Prozent.
Nicht in der Lizenz enthalten sind meist: die Modellierung der Jobarchitektur (10 bis 40 Personentage interne Arbeit), die Datenbereinigung im Payroll (2 bis 8 Personentage pro Gesellschaft), die Schulung der HR-Analysten (3 bis 5 Personentage) und die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutz (4 bis 12 Sitzungen). Realistischer Gesamtaufwand im ersten Jahr: Lizenz plus etwa das 0,5- bis 1,2-fache der Lizenz als internen und externen Zusatzaufwand.
Häufig gestellte Fragen
Brauchen wir ein Spezialtool oder reicht unsere HR-Suite?
Die Entscheidung hängt von drei Variablen ab: Beschäftigtenzahl, Komplexität der Stellenstruktur und ob die HR-Suite Vergleichsgruppen nativ unterstützt. Unter 250 Beschäftigten reicht oft ein Add-on der bestehenden HR-Suite. Zwischen 250 und 1.000 Beschäftigten ist ein Spezialtool wie HeyData in der Regel wirtschaftlicher als manuelle Excel-Nacharbeit. Ab 1.000 Beschäftigten ist ein dediziertes Pay-Equity-Modul praktisch Pflicht, weil das Risiko eines fehlerhaften Berichts den Lizenzpreis um ein Vielfaches übersteigt.
Wie lange dauert eine Einführung typischerweise?
Für Mittelstandslösungen wie HeyData, Kenjo oder Personio-Add-on planen Sie vier bis zehn Wochen bis zum ersten produktiven Report. Bei Konzernlösungen wie beqom, SAP SuccessFactors oder Trusaic sind sechs bis sechzehn Wochen realistisch, oft verteilt auf mehrere Phasen (Pilotphase einzelner Gesellschaften, dann Rollout). Die längste Einzeltätigkeit ist fast immer die Modellierung der Jobarchitektur — nicht die technische Integration.
Was ist der Unterschied zwischen Gap-Berechnung und Joint Pay Assessment?
Die Gap-Berechnung liefert die reinen Kennzahlen — Median, Durchschnitt, Quartile, Aufschlüsselung nach Vergleichsgruppen. Das Joint Pay Assessment ist ein strukturierter Prozess, den ein Unternehmen gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung durchführen muss, sobald in einer Vergleichsgruppe ein nicht erklärbarer Gap von mehr als 5 Prozent auftritt. Gute Tools dokumentieren diesen Prozess (Ursachenanalyse, Maßnahmenplan, Fortschritt) im selben System wie die Berichtszahlen.
Wie lässt sich der Betriebsrat bei der Toolauswahl einbinden?
Der Betriebsrat hat nach Paragraph 87 Betriebsverfassungsgesetz bei Einführung technischer Einrichtungen zur Überwachung Mitbestimmungsrecht. Praktisch bedeutet das: Rechenregeln, Datenfelder, Zugriffsrollen und Aufbewahrungsfristen werden in einer Betriebsvereinbarung geregelt. Anbieter mit deutscher Marktpräsenz (HeyData, Kenjo, Personio, Haufe) haben dafür meist eine Mustervereinbarung, die sich in vier bis sechs Wochen anpassen lässt.
Wie sicher sind die Daten bei Cloud-Lösungen?
Entscheidend sind drei Fragen: Wo liegen die Daten physisch (EU-Hosting bevorzugt, idealerweise Deutschland), wer hat Zugriff (Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO) und wie lange werden die Daten aufbewahrt. Alle seriösen Anbieter stellen eine ISO-27001-Zertifizierung und AV-Verträge bereit. Bei Trusaic und Factorial liegen die Daten außerhalb Deutschlands (Amsterdam, Barcelona); bei SAP, beqom, HeyData, Kenjo, Personio und Haufe gibt es deutsche Rechenzentrumsoptionen.
Kann man später vom Mittelstandstool auf eine Konzernlösung migrieren?
Technisch ja, aber der Aufwand wird oft unterschätzt. Die Jobarchitektur und die Vergleichsgruppen-Definitionen müssen neu abgebildet werden, weil die Modelle zwischen Kenjo, Personio oder HeyData und SAP oder beqom inkompatibel sind. Rechnen Sie mit drei bis fünf Monaten Migrationsprojekt plus doppelter Lizenz während der Übergangszeit. Wer absehbar in drei Jahren über 1.000 Beschäftigte kommt, sollte diese Trajektorie bei der Erstauswahl schon mitdenken.